Despacho de abogados del siglo XXI

Se acerca el final de año y vienen a mi cabeza numerosas temáticas para escribir los próximos días tras mi parón como consecuencia del trabajo. Pero en vista de que diciembre es un mes complicado -cierres del ejercicio, de expedientes, cenas de navidad, etc- me resulta imprescindible hablar del despacho de abogados del siglo XXI antes de que acabe el 2021. ¿Qué necesita un despacho para ser competitivo?

Un programa de gestión de expedientes para despachos

Un imprescindible. Pero no solo de la abogacía sino de cualquier profesión. No importa la relevancia de tus asuntos o la cantidad de clientes del despacho. Si te lo puedes permitir invierte en una herramienta de gestión de expedientes.

Recuerdo mis primeros pasos en la abogacía, ya sabes. El abogado de amigos y familiares, así como de algún cliente que te encontraba accidentalmente por internet. Tenías todo el tiempo del mundo para tratar su asunto, mantener el orden, apuntar en una hoja de Word el contenido de las conversaciones, guardar en una carpeta todos los correos electrónicos y hacerle rellenar una ficha de cliente. Recuerdo con ternura aquellos días, pero debo reconocer que aunque me pagaran 10.000 € cada uno no sería un abogado competitivo en este mercado.

No se trata de ahorrar tiempo, se trata de ofrecer el mejor servicio. Aquello que hacía a mis 25 y sigo haciendo ocupa tiempo -ahora menos con una herramienta- pero es un tiempo necesario. En una sociedad que pecamos de sobreinformación, ¿no querrá tu cliente estar sobreinformado del asunto que diriges? ¿Cuándo está admitida a trámite la demanda? ¿En qué términos ha contestado el contrario? Incluso qué experiencia tenemos en el juzgado 33 de Madrid que nos ha tocado.

Es más, no es tu cliente. Eres tú. ¿No querrás saber qué día le dijiste que te remitiera la nota simple registral? ¿Qué sentencias propias has acumulado en ese juzgado 33 de Madrid?

Optimiza tu trabajo para ser mejor despacho de abogados del siglo XXI.

Una buena base de datos para abogados

La organización no lo es todo en la abogacía. Si así fuera seríamos un centro de distribución de Amazon y nos ahorraríamos muchos quebraderos de cabeza. Necesitamos excelencia. Y no hay excelencia si no tienes acceso al conocimiento que nos brindan las leyes, la doctrina y la jurisprudencia. Aunque sea tirando de la base de datos del Colegio de Abogados, úsala.

Siempre he defendido que las habilidades sociales de un abogado son lo primero en la profesión. Y los conocimientos jurídicos también son lo primero. Atticus Finch, el protagonista de ‘Matar a un ruiseñor‘ era un fantástico abogado con unos sólidos conocimientos. Pero nadie hubiese protagonizado una novela solo por saber mucho derecho.

No es cuestión de que dediques una hora o dos de tu día a merodear por la base de datos, haciendo búsquedas aleatorias y por tanto inútiles. Se trata de que encuentres cualquier ocasión para profundizar en tus conocimientos. Te pongo un ejemplo: habré hecho unas 100 demandas sobre reclamar humedades al seguro del hogar en las que el vecino de arriba moja al de abajo. Podrían ser demandas A, B y C, copiar, pegar, firmar y enviar. Pero no. Procuro aprovechar la ocasión para ver las nuevas interpretaciones del artículo 1910 C.c., 1902 C.c.; el papel de los inquilinos o de los inmuebles oKupados, los daños estéticos, etc.

Una relación tecnológica con los clientes

En una de las charlas del colegio mayor sobre protocolo aprendí que las formalidades dependerán del ambiente en el que estemos. Si su majestad el rey te invita a palacio para comer bienmesabe de cerdo sobre espuma de lenteja tendrás que hacer gala de tus destrezas con los cubiertos para no hacer el ridículo. Pero si te invita al Burger King y su majestad el rey se está comiendo la Big King con las manos, cómete la hamburguesa con las manos. Pues nuestra relación con los clientes es exactamente igual.

Debemos aprender cómo dirigirnos a ellos, tanto en las formas como en los medios. En todo caso debemos adaptarnos a sus necesidades y que cada vez más pasan por las tecnologías. ¿Y qué medios tenemos para comunicarnos con ellos?

Los grandes clientes utilizan en su mayoría plataformas de gestión de expedientes en los que debes integrarte. Rellenar campos sobre el procedimiento que ayuden a su big data a obtener más información, comunicaciones periódicas sobre el estado del asunto, adjuntar documentos relevantes del procedimiento, etc. Utilízala siempre y procura dejar un reflejo de la actuación en tu propia herramienta de gestión de expedientes. Incluso delega esta tarea administrativa en tu personal de apoyo.

El correo electrónico es siempre una opción que deja debida constancia de las comunicaciones. Procura utilizar plantillas que reflejen los datos relevantes del asunto para que el destinatario conozca en un simple golpe de vista el motivo de la comunicación. Te ahorra tiempo y lo más importante, le ahorra tiempo a él.

Como comentaba en mi entrada de el abogado frente al coronavirus las comunicaciones con cliente son siempre importantes. Llámale de vez en cuando, ¡incluso por gusto!

La página web de un despacho de abogados del siglo XXI

Un despacho de abogados del siglo XXI es competitivo no solo siéndolo. También debe parecer competitivo. Y qué mejor manera de mostrar una buena imagen que a través de una página web. La gestión de páginas web es realmente un negocio autónomo, una especialidad del marketing que genera mucho trabajo. Y genera tanto trabajo por los siguientes motivos:

• Hay que crear un ambiente de confianza. Son muchas las páginas web que he consultado las cuales muestran un entorno anticuado y desactualizado. Fotografías del banco de imágenes, colores llamativos y muy variados o incluso tamaños de letras desiguales y desproporcionados no ayudan a transmitir tu mensaje.
• La página web debe de estar optimizada. Y no solo a los motores de búsqueda por su contenido, si no por su velocidad de carga y accesibilidad. De nada sirve que vendas inmediatez si tu web carga más lenta que un ordinario en Sevilla.

• Nuestro sitio web debe ser un sitio vivo. Debe cargarse contenido constante que no muestre apariencia de abandono. Vivo, como nuestro despacho.
• Y por último, una página web orientada tu público. Cometemos el error de utilizar nuestra web para anexionar artículos doctrinales como si los fundamentos jurídicos de nuestra demanda fuera. Y salvo que tu público objetivo sean los jueces, no estás utilizando el canal adecuado. Si quieres mostrar tus conocimientos específicos de un tema concreto, fíjate como lo hacen en el blog de HM hospitales o sus CEOs en redes sociales.

Un equipo humano impecable

Y lo dejo para el final, pero estimo que era algo que ya conocías apreciado lector. Tu equipo lo es todo y sobran las palabras. Por muchos medios tecnológicos que disponga tu despacho de abogados del siglo XXI, vendemos servicios jurídicos. Somos humanistas. Y como tales, lo que esperan nuestros clientes de nosotros es que mostremos nuestro lado más humano.