Durante mis estudios para el máster de acceso a la abogacía, conocí infinidad de técnicas de organización. Más concretamente, en la asignatura de abogacía, en la clase sobre gestión del tiempo. Pero con el paso de los años y la experiencia aprendí que la organización del tiempo para un abogado es una cuestión relativa. Cada tipo de abogado requiere una organización propia y personal. Confío que al final de estas líneas puedas adaptar mi organización a la tuya.
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Una semana de cinco días
Como muchos sabéis, mi actividad profesional primordial en Báguena Abogados gira entorno a las compañías aseguradoras. En Báguena Abogados trabajamos muy de cerca con entidades aseguradoras y ello implica un alto nivel de intensidad, responsabilidad y especialización. Y así es como Jorge Báguena me ha transmitido los valores de la firma. Optimizar un alto número de gestiones judiciales y extrajudiciales es necesario para cerrar con éxito cada expediente sin morir en el intento. ¿Cómo sería posible hacer esto sin organización?
Pues bien, durante mis primeros meses en el sector asegurador aprendí de mis compañeros Ana, Nuria, Albano y Eugenio una de las técnicas que hoy día utilizo para desarrollar con éxito mi trabajo. Y es la organización por días. Personalmente, de todas las que he conocido, es la que mejor se adapta a la intrépida vida del abogado.
Lunes extrajudiciales
Fatídico día para un abogado que osa desconectar los fines de semana. Por ello, trato de olvidarme de los juzgados y dedicarlo a las reclamaciones extrajudiciales. Cartas, correos electrónicos o llamadas son tareas que se llevan con más tranquilidad.
Pero no solo es iniciar una reclamación. Es mantenerla e intentar finiquitarla con éxito. Por ello también es un buen día para negociaciones, trasladar y valorar ofertas recibidas así para los estudios de viabilidad previos a iniciar una vía judicial. Como bien se dice, más vale un mal acuerdo que un buen juicio, pero si el acuerdo es bueno mejor aún.
Martes judiciales
Cuando el cuerpo ya está algo más asentado, entramos de lleno en los escritos judiciales para dar cumplimiento a esos apoderamientos Apud acta, solicitudes de vistas, proposición de testigos, pedir una averiguación patrimonial, etc. Gracias a la organización del tiempo de un abogado, lo que antes podía ser el día a día de un abogado, ahora se centraliza en un solo día.
Aproximadamente un martes al mes también lo aprovechamos para impulsar procedimientos, preocuparnos por esas admisiones a trámite de demanda que se hacen eternas, conocer si algún contrario ha contestado a la demanda o meter presión para que nos señalen ya la fecha del juicio.
Una vez finalizada la tarea, la anotamos para los 2, 3 o 4 martes siguientes.
Miércoles de papeleos
Mitad de semana y tras un martes movido, qué mejor momento para solicitar documentación a los clientes. Esa autorización que aún no tienes, ese informe pericial que no llega o el poder para pleitos. También es buen momento para cerrar asuntos administrativamente y emitir minutas, así como hacer feedback de la semana o centralizar las reuniones con clientes. Vamos, un cajón de sastre de tareas poco exigentes (y satisfactorias, por qué no).
Jueves rector
El último tirón de la semana lo reservamos para redactar demandas, contestaciones y/o escritos de acusación y defensa. Una cuestión tan importante requiere de un día completo dedicado a ello. Imagínate que andas inmerso en una exquisita redacción de hechos y, en el apogeo de la trama a tu cabeza viene esa reclamación extrajudicial que prescribía hoy y debiste hacer el lunes. O ese cumplimiento de apoderamiento que vence el viernes.
Hacer los deberes en su momento ayuda a que puedas centrarte en algo concreto. Si quieres conocer cómo redactar una demanda judicial, hace unos meses escribí como acostumbro a redactarlas.
Viernes de coche escoba
El coche escoba como lo llama mi compañero Alejandro. No nos vamos a engañar, siempre quedan actuaciones de la semana sin completar. El viernes, con la cabeza en el fin de semana y una jornada más reducida es un buen momento para finalizarlas.
La organización del tiempo de un abogado y los tercios de Alhambra
No voy a hablaros de la regla del 80/20, ni de la técnica del pomodoro, ni el método de Seinfeld o de la archiconocida matriz de Eisenhower. Como os decía, cada abogado tiene sus propias circunstancias y necesidades. ¿Qué sería de nosotros sin visitas de clientes inesperadas, plazos de una audiencia, apelaciones a punto de vencer o demandas que se acumulan?
En mi periplo de regreso a mi ciudad natal -la ciudad de la Alhambra- como abogado autónomo desarrollé con cierto éxito lo que es mi principio básico de gestión del tiempo: la organización de la jornada en franjas de un tercio. Y es que el poco volumen de trabajo en aquella época me permitió hacerlo de una forma muy eficaz.
Un tercio para trabajar
Nada de esto tendría sentido si no destinásemos una parte del tiempo a trabajar proprio sensu. Y aunque en aquella época de recién graduado y con una corta experiencia laboral el trabajo era escaso, nada impedía que lo desarrollara minuciosamente. ¿Cómo alguien con poco trabajo puede completar un tercio de jornada trabajando?
- Cada escrito procesal, reclamación extrajudicial o informe jurídico estaba enormemente elaborado. Cierto es que las horas de trabajo no compensaban mis honorarios pero, ¿qué otra cosa podemos hacer?
- Estudio, estudio y estudio. Estos primeros pasos como profesional autónomo fueron una fuente de sabiduría. Pasaba horas aprendiendo de sentencias y artículos doctrinales que a día de hoy todavía exploto. Porque para un abogado, estudiar forma parte de su trabajo.
- Asistencia a charlas y congresos. Aunque podría destacar decenas de charlas que asistí en Granada, quizá uno de los puntos de inflexión de mi carrera profesional fuera la asistencia al Congreso Nacional de la Abogacía española en 2019 que se celebró en Valladolid. Conocer a una cantidad ingente de profesionales, acompañado de mi amigo y compañero Fran Moyano y conociendo personalmente a Bodgan Moiseienko, David Muro, Maria Eugenia Gay o Borja Adsuaga fue una experiencia inolvidable que amplió mi mente.
El otro tercio para tareas comerciales
Si quieres poder rellenar tu tercio de trabajo, necesitas poder tener clientes. Y así me organicé: designé un tercio de mi tiempo a tareas comerciales. Y para que nos vamos a engañar, era el tercio más entretenido de todos. El que más disfrutaba y por ello, lo ubiqué en mitad de la jornada. ¿Que qué hacia?
- Contacto con los clientes. Y es que mantenerles informados y actualizados de sus asuntos es la tarea comercial más importante. ¡Cuida lo que ya tienes!
- Escribir en el blog. Un portal web es un escaparate y cuidar de que sea lo más transparente posible es toda una hazaña. Planear los contenidos, redactarlos, reorganizar el espacio web, inventar líneas de negocio y mucho más es importante para ser visible.
- Redes sociales. Los que me leéis podéis encontrarme en LinkedIn, Instagram, Facebook y Twitter. Pero si algo me gusta de estas redes es mostrar lo que soy. Y digo ‘mostrar‘ como contraposición a ‘demostrar‘. A buen entendedor…
- Networking. Sinceramente, nunca me he sentado en una mesa a esperar que otro colega se siente frente a mi para contarnos nuestros proyectos. Pero sí que he escrito a otros colegas para entrevistarnos, tomarnos algo, charlar y aprender juntos. ¡Contacta con tus compañeros!
Finalmente, un tercio del tiempo para organización administrativa
Los profesionales que trabajamos por cuenta propia o que, trabajando por cuenta ajena tenéis obligaciones contables, fiscales y administrativas que atender, no podemos olvidar este tercio. Del mismo modo que el propietario de un restaurante hace inventario a final de la jornada, debemos cuadrar nuestras cuentas y medir nuestros resultados.
Estas dos técnicas compatibles entre sí -la organización por días y por tercios de día- son más que suficientes para alcanzar un desarrollo óptimo de los asuntos. Para la vida de un abogado llena de imprevistos y sorpresas es importante una organización flexible y adecuada a su volumen de trabajo. Y eso solo lo sabes tú. Adecúa en la medida de lo posible estas formas de trabajo a tus necesidades y olvídate de fórmulas matemáticas, contadores de tiempo y matrices y ¡Make it Easy!